IRM ( information resource management)

Manajemen Sumber Daya Informasi

Informasi sebagai suatu Sumber Daya Strategis

  "Tenggelam dalam data, namun kekurangan informasi"
  (Stanat Ruth dalam 'Organisasi Intelligent')

 
Salah satu dilema yang dihadapi manajer saat ini adalah bahwa di satu sisi mereka tampaknya akan menderita dari informasi yang berlebihan, namun di sisi lain, mereka sering mereka mengeluh tentang kekurangan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan penting.
 
Gejala overload adalah pertumbuhan informasi yang masuk, termasuk surat elektronik, sebuah ledakan dalam volume sumber informasi (ada lebih dari 10.000 judul newsletter bisnis dan sejumlah sama judul CD-ROM).  Gejala kelangkaan adalah kurangnya informasi penting untuk pengambilan keputusan, bergerak pesaing tak terduga dan ketidakmampuan untuk menemukan relevan 'jarum di tumpukan jerami'
 
Ada juga masalah penting pemanfaatan's kepemilikan informasi organisasi sebagai aset strategis.
Mendasari masalah ini adalah bahwa memiliki "informasi yang tepat, di tempat yang tepat, dalam format yang tepat, pada saat yang tepat".

Apa solusinya?
 
solusi parsial meliputi Sistem Informasi Eksekutif (EIS), On-line dan CD-ROM data-base, layanan peringatan.  Solusi yang mencakup lebih banyak mengadopsi prinsip-prinsip Manajemen Sumber Daya Informasi (IRM) (jangan dikelirukan dengan manajemen informasi atau sistem informasi). Sedangkan nilai (sering menurun!) Dari aset berwujud, seperti properti dan peralatan kantor, adalah dinilai dan diaudit secara teratur, proses yang sama masih kurang untuk aset tidak berwujud, seperti informasi dan pengetahuan, yang nilai aset meningkat di banyak organisasi.
 
 Manajemen Sumber Daya Informasi (IRM) adalah disiplin baru yang membantu manajer menilai dan memanfaatkan aset informasi mereka untuk pengembangan usaha. It draws on the techniques of information science (libraries) and information systems (IT related). Hal ini mengacu pada ilmu teknik informasi (perpustakaan) dan sistem informasi (TI terkait).  Ini landasan penting bagi manajemen pengetahuan , dalam yang berhubungan secara sistematis dengan pengetahuan eksplisit. Pengetahuan pusat seringkali memainkan peranan penting dalam memperkenalkan IRM menjadi sebuah organisasi.
Nick Willard of ASLIB's IRM Network (sekarang SIG IRM ) telah mengembangkan model menyoroti lima kegiatan utama manajemen IRM efektif:

•   Identifikasi Informasi apa ada? Bagaimana diidentifikasi dan kode?
  
• Kepemilikan Siapa yang bertanggung jawab untuk entitas yang berbeda informasi dan koordinasi?
  
•   Biaya dan Nilai Sebuah model dasar untuk membuat penilaian pada pembelian dan penggunaan
  
• Peningkatan pengembangan nilai (lihat '10 cara untuk menambah nilai bisnis Anda ' ) atau merangsang permintaan.
  
• Eksploitasi Proaktif memaksimalkan nilai uang 

Manfaat menerapkan Strategi IRM



Beberapa organisasi telah mengembangkan strategi IRM komprehensif.  Mereka yang sudah mulai dengan beberapa proses kunci audit informasi, dan pemetaan informasi mengutip manfaat sebagai berikut:

•   Mengidentifikasi kesenjangan dan duplikasi informasi
•   Menjelaskan peran dan tanggung jawab pemilik dan pengguna informasi
•   Menyediakan biaya penghematan dalam pengadaan dan penanganan informasi
• Mengidentifikasi biaya / manfaat sumber daya informasi yang berbeda
•   Aktif mendukung proses keputusan manajemen dengan kualitas informasi

  Beberapa isu-isu bahwa alamat adalah:
Strategis - kebutuhan informasi untuk mendukung pelaksanaan strategi bisnis, juga cara bahwa informasi itu sendiri bisa menjadi tuas kunci dari strategi (dalam hal produk baru dan peluang layanan)
Organisasi - pemilikan, evaluasi, fragmentasi, isolasi dari proses, politik informasi
  Struktural Mengintegrasikan informasi eksternal dan internal, kategorisasi tersebut, pemurnian dari data ke dalam 'potongan diklasifikasikan ditindaklanjuti.
Sistem Pengguna aksesibilitas, interface untuk sumber, beberapa database, pengambilan, kegunaan
Pengolahan manusia kemampuan, overload, insentif untuk berbagi.

---

  Bagaimana Mengelola Informasi sebagai Aset Strategis

1.  Memahami peranan Informasi.

  Informasi dapat menambah nilai produk dan jasa Anda. Peningkatan arus informasi dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan operasi internal.  Namun banyak manajer tidak sepenuhnya memahami dampak nyata dari informasi - biaya kesempatan yang hilang, dari produk yang buruk, dari suatu kesalahan strategis - semua risiko yang dapat dikurangi dengan menggunakan informasi yang sesuai.

2.  Menetapkan Tanggung jawab untuk memimpin Anda IRM Initiative.

  Mengembangkan nilai dari sumber informasi seringkali merupakan tanggung jawab yang jatuh antara celah-celah beberapa departemen - departemen pengguna dalam unit bisnis yang berbeda, dan perencanaan perusahaan, MIS unit atau pustakawan ..

3.  Mengembangkan Kebijakan yang jelas tentang Sumber Informasi

Kebijakan untuk memastikan kebutuhan informasi, memperoleh dan mengelola informasi sepanjang siklus hidupnya. Pay perhatian khusus terhadap kepemilikan, informasi integritas dan berbagi. Make the policies consistent with your organisational culture. Membuat kebijakan yang konsisten dengan budaya organisasi Anda.

4.  Melakukan Informasi Audit (Persediaan Pengetahuan).

 Mengidentifikasi saat ini pengetahuan dan sumber daya informasi (atau entitas), pengguna mereka, penggunaan dan pentingnya.  Mengidentifikasi sumber, biaya dan nilai.  Mengklasifikasikan informasi dan pengetahuan dengan atribut kunci.  Mengembangkan peta pengetahuan.  Sebagai menonjol keuntungan pengetahuan manajemen, hal ini kadang-kadang disebut persediaan pengetahuan "mengetahui apa yang Anda tahu".

5.  Link ke Proses Manajemen.

  Pastikan bahwa keputusan kunci dan proses bisnis yang didukung dengan informasi leverage yang tinggi.  Menilai setiap proses untuk informasi yang dibutuhkan.

6. Sistematik pemindaian.

  Ini mencakup lingkungan yang lebih luas - hukum dan peraturan, politik, sosial, ekonomi dan teknologi - serta lingkungan batin, pasar industri Anda, pelanggan dan pesaing.  Memberikan diseminasi selektif dan disesuaikan tanda-tanda vital bagi eksekutif kunci.  Ini melampaui layanan abstrak harian yang disediakan oleh banyak pemasok.

7.  Mix keras / lunak, internal / eksternal.

  pola Benar dan wawasan muncul ketika data internal dan eksternal disandingkan, ketika data keras dievaluasi terhadap analisis kualitatif.  Tweak sistem anda MkIS untuk melakukan perbandingan ini.

7.  Optimalkan pembelian informasi Anda.

Anda tidak perlu untuk mengontrol pembelian, tetapi kebanyakan organisasi tidak tahu berapa banyak mereka benar-benar pengeluaran untuk informasi eksternal. . Dengan memperlakukan konsultasi, riset pasar, biaya perpustakaan, laporan dan database sebagai kategori terpisah, banyak organisasi media yang membingungkan dengan konten.

8.  Memperkenalkan dan proses pemurnian pertambangan.

  'Data mining' manajemen informasi yang baik melibatkan, 'informasi pemurnian' dan 'pengetahuan mengedit'.  Anda dapat menggunakan teknologi seperti agen cerdas, untuk membantu, namun para ahli materi akhirnya tunduk diperlukan untuk repackage materi yang relevan dalam format yang user friendly.  Salah satu teknik yang bermanfaat adalah analisis isi, yang metode telah dikembangkan oleh Trend Monitor International pada mereka Informasi Refinery, dan digunakan dalam kami layanan analisis .  Pengklasifikasian, mensintesis dan pemurnian informasi menggabungkan kerajinan dari ilmuwan informasi, pustakawan, analis bisnis dan peneliti pasar / analis.  Namun banyak organisasi tidak mengintegrasikan disiplin-disiplin.

9.  Mengembangkan Sistem Teknologi Tepat

 information management. kemajuan teknologi terus menerus meningkatkan kesempatan yang tersedia untuk keunggulan kompetitif melalui pengelolaan informasi yang efektif.  Secara khusus, intranet , groupware dan teknologi kolaboratif lainnya memungkinkan untuk berbagi yang lebih luas dan menggunakan informasi yang kolaboratif. . Kemajuan dalam pengambilan teks, manajemen dokumen dan sejumlah lainnya tren dalam teknologi manajemen pengetahuan memiliki semua menciptakan peluang baru bagi penyedia dan pengguna sama.

10. Memanfaatkan teknologi konvergensi.

  Telekomunikasi, sistem kantor, penerbitan, dokumentasi yang berkumpul.  Exploit ini konvergensi melalui jaringan terbuka, menggunakan fasilitas seperti World Wide Web, bukan hanya untuk penyebaran informasi eksternal tetapi untuk berbagi informasi secara internal.

11.  Mendorong Budaya Berbagi

. Memperoleh informasi nilai ketika berubah menjadi kecerdasan. Pasar Sistem Intelijen (MkIS) adalah manusia ahli-berpusat. informasi Baku kebutuhan interpretasi, membahas dan menganalisis tim ahli, menawarkan perspektif yang berbeda. Ini tahu-bagaimana berbagi ruang-tanda organisasi yang sukses.